4. Documentos

Todo lo que hemos visto anteriormente es aplicable igual para una página web que para un documento. Simplemente en un documento Word u otro editor se trabajará de manera diferente para alcanzar el objetivo.

Pero además hay que tener en cuenta algunas consideraciones adicionales. A continuación se listan algunas recomendaciones generales:

• Incluir un índice con la estructura del documento.
• Uso de un lenguaje claro y sencillo
• Incluir un glosario, siempre que sea necesario, especialmente para documentos grandes.
• Explicación de las abreviaturas, la primera vez que aparezcan, e incluirlas en el correspondiente glosario.
• Alineación izquierda (no justificado)
• Interlineado 1.5
• Espacio entre párrafos: 1.5 el espacio entre líneas
• Usar fuente de letra sin serifa (ej. Verdana o Calibri)

En los siguientes apartados iremos viendo aspectos más específicos y en más profundidad.

Idioma del documento

El idioma de un documento parece evidente, pero es un factor que resulta útil a la hora de usar un lector de pantalla, para que la lectura sea adecuada, con una mejor entonación.

Es necesario marcar adecuadamente el idioma general de todo el documento, pero además, es imprescindible marcar todos los cambios de idioma que se realicen, ya sean palabras, frases o párrafos.

Por ejemplo, si hay una cita a un organismo internacional con su nombre en inglés, ese texto se deberá marcar que está en inglés.

En el Word, para hacer esto, seguimos los siguientes pasos:

1. En los menús superiores, se selecciona Revisar.
2. Se elige el panel Idioma.
3. De las opciones desplegadas, se pulsa en Preferencias de idioma, y se selecciona español (si es el caso) como idioma de edición.

Para los casos concretos mencionados, se seleccionaría el texto en cuestión, se iría de nuevo a Idioma y en Idioma de corrección se seleccionaría el idioma al que pertenece el texto seleccionado. De este modo, un lector de pantalla que estuviera leyendo un documento en español, al llegar a un texto con idioma inglés, cambiaría la entonación y leería en inglés dicho texto.

Colores

Los colores en un documento deben de cumplir los mismos criterios que en la web. La única diferencia son las herramientas que tenemos disponibles para realizar las comprobaciones. Ya que no podemos utilizar extensiones de navegador, recomendamos Colour Contrast Analyser. En la sección Herramientas encontraréis un manual sobre como instalarla y utilizarla.

Imágenes

Para las imágenes, también tendremos en cuenta todo lo tratado anteriormente para la web, como el texto alternativo, pero además también tenemos que considerar el alineamiento de la imagen con el texto.

Texto alternativo

La única diferencia es cómo añadir el texto alternativo. En el caso de Word, al tener seleccionada una imagen, en el menú superior aparecerá la pestaña “Formato de imagen”. Una de las opciones de ese menú es “Texto alternativo”. Aunque esto puede variar un poco entre versiones de Word.

Alineamiento de objetos

Las imágenes y los objetos deben estar alineados con el texto. Si la imagen o el objeto no están en línea con el texto, puede resultar difícil que los usuarios de lectores de pantalla interactúen con el objeto. También puede ser difícil saber dónde está el objeto en relación con el texto.

Al seleccionar el objeto, aparece en el menú superior, pestañas “Formato de imagen” o “Formato de forma”, según el objeto que se esté seleccionando. También en el botón derecho y propiedades, se puede seleccionar la posición con respecto al texto.

Estilos y títulos en Word

Los estilos de Word se utilizan para simplificar la gestión de la estética del documento, de modo que esta estética sea homogénea y se pueda cambiar en todo el documento modificando en un único punto el aspecto visual de cada uno de los estilos. Entre los múltiples estilos predefinidos de Word destacan los denominados estilos de encabezado, es decir, “Título”, «Título 1», «Título 2», «Título 3», etc.

Los estilos se gestionan desde la pestaña «Inicio» de Word.

Pero desde el punto de vista de la accesibilidad los estilos proporcionan información fundamental sobre la estructura del documento. Además, la estructura de encabezados constituye una base fundamental para la creación de marcadores cuando creamos un archivo PDF.

Para una gestión correcta de los estilos y encabezados en Word desde el punto de vista de la accesibilidad hay que contemplar los siguientes aspectos fundamentales:

• Nunca se deberían aplicar aspectos visuales (colores, tamaño fuente, tipo de letra, espaciados, etc.) directamente sobre el texto. Por el contrario, se deberá seleccionar el texto y aplicar el estilo correspondiente.
• Si se desea cambiar la apariencia estética del documento se recomienda modificar el aspecto visual de los estilos ya existentes (título 1, título 2, etc.) para que se mantenga bien la estructura del documento.
• Dos elementos con la misma apariencia estética deben tener aplicado el mismo estilo. Tampoco deberían existir 2 estilos aplicados en el documento con la misma estética. Deberían ser el mismo estilo.
• Verificar siempre la coherencia de la estructura de encabezados con “mapa de navegación”
• Los estilos de encabezado no se usan para resaltar contenidos.

Estructuración el contenido

Para una estructuración adecuada del contenido, hay que tener en cuenta:

• Todos los elementos visuales deben crearse con las herramientas adecuadas específicas de Word:
  • Los títulos mediante estilos de encabezado
  • Las listas y sus «viñetas» mediante la utilidad de listas.
  • El texto en columnas se usa la funcionalidad «Columnas»
• Evitar el posicionamiento flotante de cuadros de texto y otros elementos que puedan alterar el orden de lectura.

Tablas

Las tablas, como sucedía en la web, de estar bien estructurada y marcada, y no utilizarlas con fines de maquetación. Vamos a ver algunas pautas:

• Activar “Repetir como fila de encabezado en cada página”
• Desactivar “Permitir dividir las filas entre páginas”
• En este caso, sólo se pueden marcar como encabezados las filas y no las columnas de la tabla. Por tanto, a la hora de editar el documento hay que procurar crear tablas cuyos encabezados sean encabezados de columna. Es decir, que los encabezados estén únicamente en la primera fila.
• Aunque es posible seleccionar varias filas a la vez y marcarlas como filas de encabezado, creando así tablas complejas, se recomienda marcar como filas de encabezados únicamente la primera fila. Esto es debido a que las tablas complejas requieren de medidas de accesibilidad adicionales (asociación entre celdas de datos y celdas de encabezado) que no se pueden realizar directamente desde Word e implicarían la edición posterior del documento PDF.

Para activar y desactivar las propiedades de la tabla con el fin de que se repita a fila de encabezado en cada página y que las filas no se dividan, seguiremos los siguientes pasos:

1. Sobre la fila de encabezado ya creada, abrimos el menú con el botón derecho y seleccionamos la opción Propiedades de la tabla.

   

2. Abrimos la pestaña Fila y en opciones marcamos o desmarcamos las opciones indicadas anteriormente.

   

Revisión de accesibilidad

Word tiene una opción que nos permite revisar la accesibilidad de un documento antes de darlo por finalizado y convertirlo en PDF. Esta opción la encontrarás en Archivo → Información → Comprobar si hay problemas → Comprobar accesibilidad.

Aunque el comprobador de accesibilidad resulta una ayuda muy útil y suele detectar la mayoría de los problemas de accesibilidad, hay ciertos errores que no es capaz de detectar.

Además, también puede darse la situación contraria, es decir, la ocurrencia de falsos positivos. Puede ser que algunos de los problemas presentados en el resultado de la comprobación de accesibilidad, no sean necesariamente problemas de accesibilidad que se deban corregir.

Por esos motivos, hay que ser consciente de la necesidad de una revisión de forma manual, para encontrar los problemas que el comprobador haya podido pasar por alto, o haya detectado de forma errónea.

Creación de PDF a partir de documento Word

Un documento de Word se puede guardar en diferentes formatos, por lo que podemos crear un documento PDF a partir de éste, sin acudir a herramientas de terceros.

Pero no solo eso, sino que también se pueden seleccionar más opciones aparte del formato de salida. Por tanto, al hacerlo, se debe prestar atención a que el proceso de generación incluya la accesibilidad.

1. Desde el documento de Word, se selecciona Archivo → Guardar como.

2. Antes de guardar abrimos el enlace “Más opciones”.
   

3. En la ventana emergente, en el desplegable inferior de “Tipo”, se selecciona PDF. Se puede mantener el mismo nombre que tenía el Word, si se quiere, ya que al añadirse una extensión diferente, no dará problemas.

4. A continuación, se pulsa en el botón de “Opciones” que se encuentra a la derecha, para acceder al cuadro de diálogo con las opciones de configuración y verificar que estén marcadas las siguientes opciones:

   • “Crear marcadores usando: Títulos”, para generar los marcadores de PDF.
   • “Propiedades del documento”, para que las propiedades del documento de Word se incluyan también en el documento PDF.
   • “Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad”.