Guía rápida de uso del Portafirmas de la Universidad de Extremadura

El acceso al Portafirmas de la UEx se realiza de manera sencilla a través de un navegador de internet. Para ello, simplemente se debe acceder a la siguiente dirección:

https://uex09.unex.es/pfirma

Una vez se ha accedido a la dirección anterior, aparecerá una página web como la que puede verse en la imagen anterior. Como puede comprobarse en la imagen, el acceso al Portafirmas se debe realizar mediante certificado electrónico, para lo que simplemente debemos hacer clic en el botón correspondiente a esa opción. El otro modo de acceso solo puede ser utilizado para tareas de mantenimiento del Portafirmas, por el personal técnico que administra la herramienta.

Una vez hagamos clic en el botón “Acceder mediante certificado”, aparecerá una ventana del navegador indicando si deseamos abrir la herramienta Autofirma. En algunos navegadores o en función de la configuración del mismo, puede ser que este mensaje sea diferente o, incluso, que no aparezca.

Una vez se ha seleccionado la opción Abrir AutoFirma, aparecerá una ventana en la que podremos seleccionar el Certificado Electrónico con el que deseemos acceder al Portafirma. Evidentemente, como requisito previo, debemos haber instalado el certificado electrónico en nuestro equipo (así como la aplicación Autofirma). Es probable que al seleccionar el Certificado Electrónico, se pida la contraseña privada del Certificado (que debe ser conocida por el usuario).

Una vez finalizado el proceso de autenticación, llegaremos a una página como la que se muestra en la siguiente imagen.

Una vez hemos accedido al Portafirmas, podemos observar que aparecerá seleccionado el buzón de solicitudes de firma pendientes, similar a un buzón de correos electrónicos por leer. Si tenemos alguna solicitud pendiente de ser firmada, aparecerá aquí.

El resto de buzones que podemos observar en esta imagen (En espera, Terminadas y Enviadas) serán explicados a lo largo de las siguientes secciones de esta guía.

Para enviar una nueva petición de firma desde el Portafirmas, simplemente debemos utilizar la opción “Redactar” que podemos observar en la parte izquierda de la pantalla. Al hacer clic en esta opción nos aparecerá una página como la que podemos ver a continuación.

Esta página es similar a la página de redacción de un correo electrónico en cualquier cliente de correo electrónico. A continuación se irán explicando las diferentes opciones que aparecen.

En primer lugar, debemos seleccionar la Aplicación en la que se va a incluir la petición de firma. Las aplicaciones no son más que una forma de catalogar o clasificar las peticiones de firma. Actualmente, en el Portafirmas hay definidas tres aplicaciones: CERTIFICADOS, PFIRMA y SEDE. Puede ser que no veamos las tres peticiones si no hemos sido dados de alta por el administrador de la herramienta en alguna de estas aplicaciones. La aplicación CERTIFICADOS está reservada para la firma de certificados o títulos académicos. La aplicación PFIRMA es la aplicación utilizada por defecto para todas las firmas de actas que el PDI realiza en cada convocatoria, mientras que la aplicación SEDE está reservada para todas las solicitudes de firma que estén relacionadas con trámites electrónicos. Si no se conoce qué aplicación se debe utilizar, es aconsejable utilizar SEDE.

La siguiente opción que se debe utilizar es la opción “Para”. Mediante esta opción podemos seleccionar el destinatario de la solicitud de firma. Si hacemos clic en “Para”, nos aparecerá un buscador que nos permite buscar el destinatario al que queramos enviar la petición de firma. Es importante destacar que el buscador permite buscar usuarios del portafirma únicamente por su nombre y apellidos (o por NIF), no permite la búsqueda por correo electrónico.

Si no deseamos utilizar el buscador de firmantes, también podemos escribir directamente el nombre del destinatario en el cuadro de texto correspondiente al campo “Para” y el portafirmas nos sugiere los usuarios que coincidan con esa persona.

De nuevo, es importante remarcar que no podemos realizar búsquedas por correo electrónico, únicamente por nombres y apellidos (o por NIF).

Una vez seleccionado el firmante, a continuación debemos especificar el “Asunto” de la petición. Evidentemente, este campo es similar al asunto que podemos especificar en un correo electrónico. En cuanto al campo “Referencia” nos permite indicar un texto a modo de etiqueta para las solicitudes, de modo que después podamos identificar las solicitudes por esa etiqueta. No es obligatorio rellenarlo.

Si se selecciona la opción “Mostrar opciones avanzadas” nos aparecerán algunas opciones adicionales que pueden ser útiles a la hora de enviar la petición de firma.

En primer lugar, si la petición de firma se va a realizar a más de una persona, podemos seleccionar si se permite la firma en cascada (hasta que no haya firmado un firmante no podrá firmar el siguiente) o en paralelo (los firmantes pueden firmar independientemente del orden en el que lo hagan). Además, podemos seleccionar si deseamos que nos llegue una notificación (por correo electrónico), una vez el firmante haya leído la solicitud, cuando la haya firmado y/o simplemente cuando la firma haya sido devuelta al remitente.

Adicionalmente, podemos especificar si deseamos que la petición de firma esté vigente durante un tiempo (desde un determinado momento y con una caducidad), o si deseamos que la petición sea de tipo “Firma” o “Visto bueno”. Si no especificamos nada, por defecto será de tipo “Firma”.

En el área de texto que aparece en estas opciones avanzadas podemos redactar un texto si deseamos que se adjunte a la petición, por ejemplo, describiendo el documento a firmar o facilitando información adicional que sea útil para la solicitud.

El último paso que se debe acometer es adjuntar el documento o los documentos que se desea sean firmados. Para ello, simplemente debemos utilizar el botón “Adjuntar documento”. Si deseamos adjuntar más de un documento para que sean firmados, podemos marcar la opción “Subida múltiple de documentos”. Si se marca esta opción, es probable que aparezca un mensaje con un icono de Adobe Flash Player. Debemos hacer clic en él y permitir su ejecución.

Al utilizar la opción “Adjuntar documentos”, ahora simplemente debemos seleccionar el documento a adjuntar en la petición. Al adjuntar el documento, veremos que nos aparece en la parte inferior de la ventana, junto con un desplegable que nos permite seleccionar el tipo de documento que estamos enviando (dentro de los tipos disponibles).

Una vez configuradas todas las opciones del envío, simplemente debemos hacer clic en el botón “Enviar” (verde) que puede verse en la parte superior de la imagen anterior.

NOTA IMPORTANTE: Si queremos firmar un documento que tenemos nosotros mismos, es decir, que no nos ha enviado otra persona, simplemente debemos enviarnos la petición de firma a nuestro propio usuario.

Al recibir una petición de firma, recibiremos una notificación a través de correo electrónico indicando dicha situación, el remitente y con un enlace directo a la solicitud en el portafirmas (similar al que puede verse en la siguiente imagen). Si la petición nos la hemos mandado a nosotros mismos, no recibiremos dicha notificación por correo.

Al hacer clic en el enlace que aparece en el correo electrónico, se abrirá el navegador y se cargará la página del portafirmas. Para poder acceder a la petición, tendremos que autenticarnos con nuestro certificado electrónico, tal y como se ha explicado anteriormente en esta guía.

Tras habernos autenticado en el portafirmas, accederemos al buzón de solicitudes pendientes de ser firmadas dentro de nuestra cuenta. En la siguiente imagen puede verse un ejemplo de solicitud pendiente de ser firmada.

Evidentemente, también podríamos haber accedido directamente a nuestras peticiones pendientes de firma entrando en el portafirmas, sin necesidad de haber accedido a través del enlace recibido en el correo electrónico de notificación y accediendo al buzón “Pendientes”.

Como podemos ver en la imagen anterior, podríamos directamente seleccionar la petición o peticiones a firmar (marcando el “check” que aparece al lado de cada petición) y hacer clic en el botón firmar que aparece en la parte superior. Sin embargo, lo normal es acceder a cada petición para poder comprobar el documento que vamos a firmar. Para ello, simplemente debemos hacer clic en la petición a firmar, y accederemos a una pantalla en la que se muestran todos los detalles de la petición.

En la pantalla de detalles de la solicitud, además de los detalles de la solicitud como el asunto, remitente, referencia, etc., podemos observar también (en la parte derecha) los firmantes de la solicitud (incluido si han firmado ya la petición o no), así como el documento que se adjunta en la solicitud, que puede ser descargado haciendo clic en el icono que aparece junto al archivo (en la columna “Acciones”).

Para firmar la solicitud desde la vista de detalles de la misma, de nuevo, simplemente se debe hacer clic en el botón “Firmar” de la parte superior de la ventana. Al hacer clic en este botón nos aparece una ventana en la que podemos escribir observaciones. Si añadimos estas observaciones aparecerán en el documento justificante de la firma, por lo que no se recomienda añadir estas observaciones a no ser que queramos que aparezcan en el mismo.

Finalmente, debemos pulsar de nuevo en el botón Firmar que aparece en la parte inferior de esta ventana. Al hacer clic en este botón, se volverá a abrir la aplicación AutoFirma y nos volverá a solicitar el certificado electrónico con el que deseamos firmar el documento.

Una vez firmado el documento, la petición de firma desaparecerá del buzón de peticiones “Pendientes” y pasará a estar en el buzón “Terminadas”.

Al firmar la solicitud, si el remitente indicó que desea recibir una notificación, le llegará un correo electrónico indicando tal efecto. En cualquier caso, si el remitente accede al Portafirmas, podrá ver en el buzón “Enviadas” las peticiones de firma que ha enviado y accediendo a cada una de ellas podrá ver si la misma está ya firmada. En este sentido, para acceder al documento firmado, simplemente se debe seleccionar la petición correspondiente, y en la vista de detalles de la misma aparecen varios iconos para acceder a la documentación relativa a la petición. Estos iconos han sido señalados en la siguiente imagen.

El primero de los iconos permite acceder al documento original que se envió para ser firmado. El segundo icono muestra el documento firmado (se trata de un .pdf con la firma digital adjunta), el tercer icono permite descargar un documento justificante de la firma, que contiene los datos de los firmantes así como la URL de verificación del documento. El cuarto icono muestra un asistente que permite configurar los parámetros que queremos que se muestren en el informe anterior.

A continuación se muestra la firma incrustada en el documento de la solicitud de ejemplo mostrada anteriormente.

Como podemos ver en la firma, aparece además un código CSV, que podrá ser utilizado posteriormente para verificar que este documento coincide con el original (que ha quedado almacenado en el propio Portafirmas).

En cuanto al documento justificante de la firma, se trata del documento original al que se añade en la parte inferior del mismo un cuadro similar al que se muestra a continuación:

Como puede verse en el cuadro anterior, entre los detalles que se muestran en dicho cuadro está el mismo código CSV mostrado anteriormente, el firmante, la fecha y, en este caso, aparece la URL de verificación del documento. Accediendo a esa URL, cualquier persona que tenga este documento puede certificar que se trata del documento original.

En concreto, al acceder a esa URL, aparecerá una página como la que se muestra a continuación.

Como podemos observar, en esta página aparece un cuadro en el que podemos introducir el código CSV del documento que queramos verificar, además del típico campo captcha para verificar que no somos un robot (software). Una vez rellenos ambos campos, al hacer clic en el botón Aceptar, nos aparecerá una ventana como la que se muestra a continuación, en la que podemos observar los detalles del documento firmado.

Podemos observar que aparecen de nuevo los 4 iconos comentados anteriormente que permitirán descargar en cada caso lo que se ha comentado.